Dokumente sicher und einfach verwalten in einem DMS
Entdecken Sie die Vorteile von Sicherheit und Komfort mit unserem erstklassigen DMS. Ein DMS ist eine datenbankbasierte, zentrale Dokumentenverwaltung. Es unterstützt Sie dabei Dokumente rechtskonform, sicher und einfach zu verwalten. Insbesondere hilft das DMS beim korrekten Verwalten von aufbewahrungspflichtige Dokumente sowie beim einhalten von Terminen z.B. im Zusammenhang mit auslaufenden Verträgen. Dabei müssen Sie nicht auf Komfort verzichten, ganz im Gegenteil. Sie können Dokumente automatisiert archivieren, gezielt finden und auf Wunsch auch termingerecht angezeigt erhalten. Danke der Benutzer- und Gruppenverwaltung steuern Sie, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Tauchen Sie ein und erfahren Sie mehr über die zahlreichen Vorteile, die Ihnen unser DMS bietet.
Die wichtigsten Schritte
Wie kommen Dokumente in das DMS?
Analoge Dokumente, also z.B. Briefpost, unterzeichnete Lieferscheine oder Verträge werden via einem Scanner direkt in das DMS gesendet. Der Digitalisierungsvorgang ist bereits erledigt. Das Dokument kann dann individuell oder mittels einer Vorlage automatisch archiviert werden.
Digitale Dokumente wie z.B. E-Mail, PDF-Anhang, Pläne, Office-Dokumente, Vorlagen etc. können noch einfacher archiviert werden. Per Drag-and-drop können sie Dokumente direkt ins DMS oder in den Dokumentenordner auf dem Desktop ziehen. Office-Dokumente können via Button im entsprechendem Programm (Office, Word, Excel, etc.) direkt ins DMS geschrieben werden. Jede Art von Dokumenten kann auch über den Druckvorgang ins DMS archiviert werden.
Wie werden Dokumente in einem DMS verwaltet?
Klassifizieren
Bevor ein Dokument im DMS archiviert wird, wird dieses klassifiziert. Gemeinsam mit dem Kunden legen wir für jede Dokumentenart die Klassifizierungsattribute fest. Das sind statische oder dynamische Daten, welche für das Unternehmen von besonderer Bedeutung sind und welche mit dem Dokument in die Datenbank gespeichert werden.
OCR-Texterkennung
Bei jedem Dokument wird automatisch eine OCR-Texterkennung durchgeführt. Das heisst der gesamte Textinhalt wird ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument in die Datenbank gespeichert. Das führt dazu, dass der Benutzer nach x-beliebigem Wort suchen kann und ihm die entsprechenden Treffer aus der Datenbank anzeigt werden, sofern er dafür berechtigt ist.
Wie finde ich schnell und einfach die gewünschten Dokumente?
Innerhalb vom DMS
Um die archivierten Dokumente und Informationen wiederzufinden, verfügt das DMS über verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten. Wiederkehrende Suchanfragen können dabei als persönliche Favorit gespeichert werden.
Einfache Volltextsuche: Geben Sie die gesuchten Wörter und/oder Klassifizierungsattribute in der Suchzeile ein.
Ausserhalb vom DMS
Die Volltextsuche kann auch aus einer beliebigen Anwendung heraus gestartet werden. Dazu definieren Sie ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel im System. Nun können Sie in einer beliebigen Anwendung den gewünschten Suchbegriff markieren und das Tastenkürzel auslösen. Das DMS zeigt Ihnen wie von Zauberhand die entsprechenden Dokumente.
Die Vorteile im Überblick
Effiziente Dokumentenorganisation
Das System ermöglicht eine strukturierte Ablage, Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumenten, was die Suche und den Zugriff auf Informationen für alle Benutzer erleichtert.
Sicherer Dokumentenzugriff
Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten werden Sicherheitsmassnahmen wie regelmäßige Backups, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen erleichtert. Dies trägt zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität von Unternehmensdaten bei.
Automatische Protokollierung
Im DMS können Berechtigungen und Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen festgelegt werden. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Rechtliche Aufbewahrungspflicht
Über ein mehrstufiges Löschkonzept, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema Datenschutz und Geschäftsbücherverordnung GeBüV orientiert, können nur autorisierte Benutzer Dokumente endgültig aus dem Archiv entfernen.
Versionierung und Revisionssicherheit
Das System speichert verschiedene Versionen von Dokumenten und ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen. Dadurch wird die Revisionssicherheit gewährleistet und es besteht eine klare Historie der Dokumentenentwicklung.
Zeit- und Kostenersparnis
Das DMS ermöglicht ein gezieltes Finden von Dokumenten, beschleunigt Workflows, minimiert den manuellen Aufwand und reduziert die Datenmengen. Dadurch werden Zeit und Kosten eingespart.
Reduzierung von Papierkram
Durch die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten kann der Einsatz von Papier reduziert werden. Dies führt zu Kosteneinsparungen und einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise.
Einhaltung von Fristen
Durch die Wiedervorlagefunktion wird ein Dokument zum erwünschten Zeitpunkt automatisch beim Benutzer angezeigt. Das hilft ungemein um z.B. Kündigungsfristen einzuhalten, auf Pendenzen aufmerksam gemacht zu werden oder ganz einfach um von Skontomöglichkeiten auf Rechnungen zu profitieren.
Häufig gestellte Fragen zu einem Dokumentenmanagement-System
Ein DMS ist eine datenbankbasierte Dokumentenablage in dem sämtliche unternehmensrelevanten Dokumente sicher verwaltet werden. Zum einen werden Dokumente rechtskonform verwaltet und archiviert. Zum andern werden Dokumente den berechtigten Personen einfach und schnell zugänglich gemacht.
Beim Dateneingang werden Dokumente klassifiziert und einer OCR-Texterkennung unterzogen. Für jeden Dokumententyp können individuelle Klassifizierungsattribute definiert werden. Die Klassifizierungsattribute können dann manuell oder automatisiert mit statischen oder dynamischen Daten aus dem Dokument ausgelesen und mit dem Dokument ins Archiv gespeichert werden. Sämtlicher Textinhalt eines Dokuments wird mit der ORC-Texterkennung ebenfalls ausgelesen und archiviert. Nun kann nach x-beliebigem Suchbegriff oder eine Kombination aus mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Dabei werden die statischen, dynamischen sowie der Volltext eines Dokumentes durchsucht und entsprechende Treffer angezeigt.
In einem DMS müssen sie sich nicht durch eine tiefe Ordnerhierarchie durchklicken, um an ein Dokument zu kommen. Sie geben einfach die gesuchten Begriffe in der Suchzeile ein und die Ergebnisse werden ihnen direkt angezeigt.
Dokumente wie Verträge welche ein Kündigungs- oder Ablaufdatum haben können automatisch auf sich aufmerksam machen, ohne dass sie sich dazu einen Eintrag in einem Kalender oder einer ToDo-App machen müssen.
Es können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und von unterschiedlichen Standorten und Geräten auf Dokumente zugreifen.
Sie können Prozesse implementieren und somit dokumentenbezogene Aufgaben automatisch und digital an Mitarbeiter weiter geben.
| Sicherheit | Aufbewahrungspflichtige Dokumente rechtskonform archiviert |
| Benutzerabhängiger Dokumentenzugriff mit automatischer Protokollierung | |
| Automatische BackUp-Funktion | |
| Einhaltung von Fristen dank der Wiedervorlage von relevanten Dokumenten | |
| Ressourcenschonend | Massiver Zeitgewinn, da Mitarbeiter Dokumente einfacher und schneller finden |
| Dank zentralem Speicherort weniger Datenvolumen | |
| Geringerer Papierverbauch. Erfahrungsgemäss wird weniger gedruckt und kopiert | |
| Automatisierte Abläufe welche zuvor oft in Papierform durch das Unternehmen gewandert sind | |
| Flexibilität | Standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente |
| Da mittels OCR sämtlicher Textinhalt digitalisiert wird, kann auch nach sämtlichen Begriffen gesucht werden | |
| Direkte archivierung aus Microsoft Office dank entsprechenden Plug-Ins |
In einem DMS können alle Arten von Dokumenten verwaltet werden. Je nach Dokumentenart entstehen entscheidende Vorteile, wie zum Beispiel bei der Vertragsverwaltung. Hier kann definiert werden, wann der Vertrag aktiv beim Benutzer angezeigt werden soll. So verpassen Sie nie mehr ein Verlängerungs- oder Kündigungsdatum.
Vorlagen können Versioniert werden, dadurch haben stets die aktuelle Version zur Hand, können jedoch deren Entwicklung nachvollziehen.
Aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Rechnungen, Steuerunterlagen etc. werden im Archivierungsprozess mit der Aufbewahrungsdauer versehen und können nicht vor Ablauf der Frist aus dem System entfernt werden.
Das sind nur einige Beispiele. Gerne zeigen wir Ihnen anhand Ihrer Dokumente, wie diesem im DMS verwaltet werden können.
Ein DMS eignet sich für KMU's ab einem Mitarbeiter bis hin zum Grossunternehmen. Das DMS bietet eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Es wächst mit dem Unternehmen und den gestellten Anforderungen mit. Ein DMS bewährt sich besonders gut bei folgenden Ausgangslagen:
- Unternehmen mit starkem Dokumentenaufkommen
- Unternehmen mit Compliance-Anforderungen
- Unternehmen mit dezentralen Teams
- Unternehmen, die Datensicherheit gewährleisten müssen
- Bildungseinrichtungen: Schulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen können DMS verwenden, um Lehrmaterialien, Noten und andere pädagogische Dokumente zu verwalten und den Lehrkräften und Studenten den einfachen Zugriff zu ermöglichen.
Die Kosten für eine DMS-Implementierung sind stark abhängig von Ihren individuellen Wünschen. Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit einem DMS nicht kosten ausgeben, sondern Kosten einsparen. Ein DMS rechnet sich oft bereits im ersten Betriebsjahr.