Um das volle Potenzial eines DMS auszuschöpfen, bieten wir unseren Kunden eine umfassende Unterstützung während allen Phasen. Dabei legen wir besonderen Wert auf die individuellen Anforderungen.
Wir starten mit der Bedarfsanalyse. Nur wenn der Bedarf einwandfrei abgedeckt werden kann, führen wir ein detailliertes Systemvorbereitungsgespräch durch. Hier gehen wir auf Dokumentenarten, Klassifizierungsattribute, Rollen- und Rechtemanagement, Aufbewahrungspflicht und Datenschutz ein.
Anschliessend wird das System installiert und konfiguriert. Erste Tests werden gemeinsam mit dem Kunden durchgeführt. Nach erfolgreicher Abnahme findet die Systemübergabe und die Schulung statt.
Im laufenden Betrieb überwachen wir das System und die Datensicherung.
Die einzelnen Schritte einer DMS-Implementierung
Schritt 1: Bedarfsanalyse
In einem ersten Gespräch besprechen wir die Ziele welche Sie erreichen möchten, gehen auf die aktuellen Prozesse und Herausforderungen ein und diskutieren Funktionen und Aspekte welche von besonderer Bedeutung sind.
Nur wenn wir diesen Anforderungen zu 100% gerecht werden oder für die Diskrepanzen einen Weg finden, welcher ihnen deutliche Vorteile gegenüber dem aktuellen Vorgehen bringt, gehen wir zum nächsten Schritt über.
Wir klären, wo das System betrieben werden soll, definieren das gewünschte Key-User-Team und besprechen die grobe Planung der Implementierung. Anschliessen erhalten Sie eine detaillierte Offerte für das Projekt.
Schritt 2: Planung und Vorbereitung
Wunderbar, Sie haben sich für Xippo und ecoDMS entschieden, jetzt machen wir gemeinsam die genaue Terminplanung, definieren wie das System konfiguriert wird und wie ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden.
Im Systemvorbereitungsgespräch definieren wir die Dokumentenarten, welche im Unternehmen zum Einsatz kommen und legen deren Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben fest. Zu jeder Dokumentenart definieren wir die relevanten Klassifizierungsattribute und bestimmen, ob diese optional oder verpflichtend erfasst werden. Wir bereiten die Benutzer- und Gruppenverwaltung vor, bestimmen deren Berechtigungen und fügen die Benutzer hinzu.
Wir definieren eine Ordnerstruktur, welche nicht im klassischen Sinne eine Ordnerhierarchie darstellt, sondern ebenfalls ein Klassifizierungsattribut ist. Dem User hilft das in der Orientierung im System und beim gezielten finden von Dokumenten. Für das Unternehmen ist es eine weitere Möglichkeit, die Berechtigungen zu steuern.
Die Implementierung ab jetzt bis zur Systemübergabe dauert ca. 6 bis 8 Wochen. Das ist hauptsächlich abhängig von den Ressourcen, welche in der Testphase bereitgestellt werden können und wie viel getestet werden muss.
Schritt 3: Installation und Konfiguration
Das DMS kann bei Ihnen auf der eigenen Serverinfrastruktur (Windows oder Linux) oder bei einem Cloud-Anbieter installiert und betrieben werden. Wir installieren Ihnen das System auf den gewünschten Ressourcen und führen Funktionstests durch. Anschliessend konfigurieren wir das System gemäss dem vorherigen Prozessschritt. In dieser Phase dürfen Sie sich entspannt zurücklehnen.
Schritt 4: Systemtests und Qualitätssicherung
Nachdem wir überprüft haben, ob die Software wie erwartet funktioniert, kommen Sie und die Key-User wieder ins Spiel. Gemeinsam überprüfen wir, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Die Key-User erhalten eine Schulung und können anschliessend die Software anwenden und Fehler systematisch identifizieren. Die Fehler werden durch uns behoben und erneut durch die Key-User geprüft. Währenddessen arbeiten die Key-User bereits produktiv im System. Das hilft Ihnen, rasch das nötige Knowhow im Unternehmen aufzubauen und Unklarheiten noch in der Startphase zu beseitigen. Ebenso können bereits erste wertvolle Erkenntnisse in das System einfliessen. Wenn das System bei den Key-Usern etabliert ist, können wir zum nächsten Schritt übergehen.
Schritt 5: Systemübergabe und Schulung
Aufgrund der ausgiebigen Tests und dem Einsatz im Tagesgeschäft durch die Key-User, ist die Systemübergabe nur noch Formsache. Mit der offiziellen Systemübergabe erhalten Sie die Dokumentation, wie das System für Sie konfiguriert ist. Anschliessend beginnen wir mit der Schulung der Benutzer. Im ersten Schritt installieren wir bei jedem Benutzer (Endgerät) den Client. Diese Clientanwendung kommuniziert mit dem Server. Danach werden die User im DMS gemäss der Ihnen erlaubten Systemberechtigungen geschult.
Schritt 6: Systemüberwachung und Support
Das DMS ist erfolgreich ins Tagesgeschäft implementiert und die Mitarbeiter arbeiten aktiv damit. Regelmässig überwachen wir, ob das System korrekt läuft und ob die automatischen Back-Ups erstellt werden. Bei sich ändernden Anforderungen können die Key-User die Änderungen selbstständig vornehmen. Auf Wunsch unterstützen wir selbstverständlich bei der Umsetzung. Weiterhin stehen wir für Support rund um das DMS zu Verfügung.
Referenzen
Industrie Kranservice GmbH
Projektbeschrieb
Die Kernkompetenzen von der Industrie Kranservice GmbH liegen bei Unterhalt und Reparatur von Krananlagen aller gängigen Hersteller. Das agile Team ist nahe am Kunden und ständig auf Achse. Die Service-Techniker kommen oft nur einmal die Woche im Betrieb zusammen. Die Anforderung war ein System zur Dokumentenverwaltung, welches ein orts- und geräteunabhängiges Arbeiten ermöglicht und in dem Dokumente digital an die nächste Instanz zugewiesen werden können.
Kundenfeedback
Dank dem DMS kann das Team jederzeit und überall auf benötigte Dokumente zugreifen, ohne dass eine komplizierte Ordnerhierarchie durchgeklickt werden muss. Dadurch können wir unseren Vorort-Service deutlich verbessern und interne Rücksprachen reduzieren. Trotz hoher Reisetätigkeit entstehen im Freigabeprozess keine Wartezeiten. Jeder Mitarbeiter kann individuell seine administrativen Aufgaben erledigen, wenn er ein Kundenprojekt abgeschlossen hat.
Marcel Gähwiler, Geschäftsführer
Wegmüller AG
Projektbeschrieb
Ob klein oder gross, leicht oder schwer, für jedes Produkt entwickelt die Wegmüller AG seit über 100 Jahren die perfekt passende Transportverpackung. Beinahe jede Verpackung ist eine Einzelanfertigung nach Mass. Dank dem eingespielten Team mit über 70 erfahrenen, langjährigen Mitarbeitern werden diese in Rekordzeit realisiert. Schnell und flexibel auf Kundenwünsche einzugehen, liegt in der DNA der Wegmüller AG. Weil die meisten ERP-Systeme besser auf Massenproduktion als auf Einzelstückfertigung ausgelegt sind, setzt die Wegmüller AG schon früh auf die Individualisierung von ihrem Avista-ERP. Daher war auch von Anfang an klar, dass ein DMS nur mit einer direkten Schnittstelle ins ERP-System infrage kommt. Generierte Dokumente sollen automatisch archiviert werden. Auftragsbezogene Kundeninformationen wie Anfrage, Bestellung etc. werden ebenfalls archiviert. Sie sind im ERP direkt im entsprechenden Auftrag jederzeit verfügbar und sicher im Archiv verwaltet. Heute kann von der ersten Offerte bis hin zum unterzeichneten Lieferschein jedes Dokument direkt im ERP aufgerufen werden und bietet damit eine 360° Betrachtung auf jeden Kundenauftrag.
Kundenfeedback
Jeden Tag schreiben wir unsere über 100-jährige Unternehmensgeschichte ein Stück fort. Um diese Geschichte zu bewahren, vertrauen wir auf ecoDMS. Es ist nicht nur ein äusserst praktisches Arbeitswerkzeug, sondern bewahrt ganz nebenbei auch zuverlässig unsere reichhaltige Geschichte.
Marc Wegmüller, Verwaltungsratspräsident
Steiner HTK GmbH
Projektbeschrieb
Einfach und bequem zur neuen Heizung, das ist das Versprechen der Steiner HTK GmbH. Einfach und bequem und dabei selbstverständlich auch zuverlässig und sicher soll die neue Dokumentenverwaltungssoftware sein, welche das bestehende Papierarchiv ablösen soll. Betrieben wird das System in der Cloud. Mit dem DMS werden eingehende Dokumente digitalisiert, automatisch klassifiziert und wo nötig die entsprechenden Prozesse wie z.B. Freigabeprozess, Zahlungsprozess etc. angestossen.
Archivierte Dokumente werden nach der rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsdauer automatisch gelöscht. Das schont die Cloud-Ressourcen und damit den eigenen Geldbeutel.
Kundenfeedback
Mit dem DMS haben wir ein System gefunden, in dem wir sämtliche aufbewahrungspflichtigen Dokumente sicher und zuverlässig verwalten und archivieren können. Von unserem Papierarchiv konnten wir uns verabschieden, diesen Platz können wir nun wirtschaftlicher nutzen. Da das System auf auslaufende Verträge aufmerksam macht, behalten wir ganz leicht den Überblick über die vertraglichen Situationen. Prozesse wie z.B. den Kreditoren-Workflow von der Freigabe bis zur Zahlung können wir selbstständig nach unseren Bedürfnissen anlegen und bei Bedarf auch abändern. Wir schätzen, dass z.B. unser Treuhänder auf für ihn freigegebene Dokumente zugreifen kann, ohne dass er eine Software installieren muss.
Patrik Bertschinger, Geschäftsführer
